POSレジでジャーナル紙の保管が劇的に楽に!?「今までの保管スペースが不要・コスト削減も」


皆さんこんにちは、最近POSレジへの乗換えの理由の一つとしてよくお声を頂くくのが「ジャーナル紙の保管が劇的に楽になるから」というものです。

ジャーナル紙とは何か?

と言いますと、一般的には店舗やレストランでお会計をした際にお客様用のレシートとは別にレジから発行されるお店用の控えの紙になります。

法律により保管義務が定められている

ジャーナル紙は毎回の取引日時や内容が記録されており、これらは法律により保管される書類に該当するため、お店さん側はそれらを7年間保管することが法律により定められています。

7年間というのは非常に長い期間と思われるかもしれませんが、税務申告の際の根拠・証拠となるものであり、また税務調査などで売上を改ざんしたりする事を防止するために発行・保管義務が生じるものになります。

しかしながら、全てのジャーナル紙を適正に保管するとなると、保管するスペースが必要となり、取引数の多い小売店舗さん、飲食店さんや多店舗展開されている会社さんなどでは日に日に増えてくるこれらジャーナル紙の量は膨大な量となっています。

私も何度がそのような会社さんの事務所に伺った際も、ジャーナル紙が入れられた段ボールの山で部屋一つが占領されている光景を目の当たりにし驚いたことを覚えています。

そしてスペースの問題もしかり、事務所を賃貸物件で営まれている事業所さんなどでは、ジャーナル紙を保管するために部屋一つ分の賃料(ジャーナル紙保管のための経費)が最低7年間も掛かるということになります。

電子ジャーナルとは

このらのスペースの問題と保管経費の問題両方を劇的に解決してくれるのが電子ジャーナルというものになります。

電子ジャーナルとは、今までのジャーナル紙に記載されている内容を電磁的データとして育成・保管するものになります。

従い今までのようにジャーナル紙を紙で出力してしまうと7年間の保管義務が発しますが、電子ジャーナルとして記録される場合は電子データとして保管すればよい、ということになり、電子ジャーナル化すれば今までのジャーナル紙のような保管スペースが不要になります。

更に電子ジャーナルの恩恵を受けるところは、実際事業所には所轄する税務署から過去の取引内容に対し紹介の問合せなどが入る可能性があります。そして段ボールの山の中から該当する取引のジャーナル紙を見つけ出す必要があり、それらは大変な労力が発生します。

そこで電子ジャーナル化していれば過去の取引内容が記録されたデーターベース内から該当の取引を検索し、税務署へ提出すれば良いということとなります。

尚、電子ジャーナルを使用するためには所轄する税務署への申請と電子ジャーナル機能を搭載したPOSレジが必要になります。

税務署へ申請することでジャーナルを電磁的に記録することが可能となります。

POSレジは自動でお会計時の取引内容をログとして記録しています。もちろんスマレジは電子ジャーナル機能を標準で搭載しています。

電子ジャーナル化に必要な事・物とは?

  • 電子ジャーナル対応POSレジシステムの導入

  • 税務署への申請

  • (電子ジャーナル化によるジャーナル保管方法の変更|手数料:無料)

スマレジにおいての電子ジャーナルの扱いについては、行われた取引内容が一覧クラウド上にCSV出力可能な状態で記録・保存されている取引履歴が電子ジャーナルとして取り扱われます。

通常の販売業務と同時にジャーナルの育成及び保存が自動で完了しているので別途の作業は一切必要なく、劇的に業務効率化及び経費の削減が可能になります。

いかがでしたでしょうか?すでにPOSレジを使われている方も、これから使ってみたいと思っている方も、これを機に電子ジャーナル化をしてされてみてはいかがでしょうか?

#電子ジャーナル #税務署 #POSレジ #ジャーナル

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